設計發行工作模式和流程設計的前提是明確目標，要充分考慮到出版社自身的特點、產品結構特點、生產規模及長遠的發展方向，對發行工作職能細化。

　　首先，應根據出版社出版方向是大眾出版領域、專業出版領域、還是教育出版領域來確定主導業務目標對象。其次，以大眾出版領域是綜合類出版還是專業出版來確定發行業務的重點——是以信息的有效傳遞和統計分析為工作重點，還是僅以物流和資金流為唯一工作內容；是以服務于銷售渠道為目的，還是依托自身作為出版與市場的橋梁和紐帶地位，既服務于圖書銷售，又服務于圖書出版的多元化服務目標；是只作為圖書的銷售者還是本版圖書價值的創造者和設計者之一；是向專業中盤性質的獨立發行公司發展，還是作為出版社的一個職能部門等等。

　　以上這些都是新形式下需要出版社率先考慮的，而這一切又是建立在出版社產品特性和生產規模等自身特點的基礎之上。

　　以人民文學出版社為例，人文社的產品生產方向集中在大眾出版領域，除一小部分大中專文科教材外，沒有教材、教輔，圖書銷售主要靠市場實現。２００２年全年，我社出版圖書９３０余種，其中新書２５０余種，再版書６７０余種，常銷和再版圖書占了相當大的比重。


　　設立業務助理崗位　細化分工　提升營銷能力

　　新形式下發行業務模式和業務流程都與以往有許多不同。為保證整個業務流程的通暢，業務流程的幾個環節應集中到一個部門的統一領導下，并以一定的利益相捆綁，即完成內部業務鏈條的完整性。業務、儲運（物流）、結算，這幾個環節是業務流程的最重要的組成部分，也是銜接最緊密的環節，相互牽制，在某種意義上來講，儲運、結算是服務于業務工作的。以業務為中心，其他環節緊密配合，才能算得上是一個完整的業務組合。

　　據我了解，有的出版社的儲運部門是獨立的，在行政設置上和發行部平行，這樣時常協調不好，相互扯皮而影響了發行的基礎服務。有的出版社的發行部門沒有獨立的結算科，發行結算是出版社財務部門的一項工作，財務人員的利益與發行工作無直接聯系，有些時候結算開發票就會一拖再拖，這便直接影響了資金回籠。

　　關于發行結構設計，我想介紹一下我社實行的業務助理制度。我社從２０００年開始實行業務助理制度，我了解到也是較早采用這種模式的發行單位。我社為每位業務主管人員配業務助理——協助業務主管做制單、整理單據等輔助性工作。在業務主管人員外出時，助理也協助做一些具體的業務工作，也就是構成了以業務為核心，以業務助理和結算人員為輔助的一對一的工作小組，明確分工，配合緊密。

　　設置業務助理的目的是：一方面，保證及時、準確地進行單據處理工作，從而保證市場的供應；另一方面就是把分工進一步細化，將業務人員從繁重的事務性工作中解脫出來，有更多的時間和精力去了解圖書產品，做市場調研和分析，開拓市場，加強與書店的溝通。我覺得這些工作才更能體現現代發行業對發行業務人員的要求，也是發行工作的主要職能和主導思想。

　　人文社通過這幾年的實踐，在助理業務工作上取得了非常好的效果，為提高業務人員的業務能力和素質創造了條件。這樣也同時使得發行部內部分工細化，責權明確，形成一個良好的工作團隊，避免業務工作受個人化影響。

　　對于業務科室的管理組織結構設計，我想，業務科室是發行的主體，每天有大量的業務活動發生，大量的圖書入庫出庫，如果完全靠管片業務人員松散的自發協調，將會有很多隱患。舉個最簡單例子，一本暢銷書入庫，業務員之間就存在競爭，圖書配發就可能不均衡。銷售時間上差異較大有時也會形成一種市場需求假象等。

　　所以業務科室要建立科長負責制，對日常業務工作進行統一協調管理，使全部門工作形成一盤棋，均衡發展。同時也應加強對業務工作的監控，通過對基礎數據的統計分析，及時發現業務工作的疏忽差錯，及時補救、減少損失。

　　科長作為一層管理者，應讓其減少或最好不負責具體管片，將其利益與全科室的任務掛鉤，并加大對其管理職能的考核。有的出版社的業務科長甚至是發行部主任與業務員沒有太大區別，都有自己的業務管片，利益完全與管片任務掛鉤，這應該是最避諱的。人文社現在是兩個業務科，兩個科長，科室也并不是按北京和外埠，或南片區、北片區劃分，而是按人員結構和數量劃分（有些特殊性），一般的理論認為八個人形成一個管理團隊較合適。

　　加強圖書進入　書店前的環節把握

　　我認為，要拓展和延伸發行工作的業務內容和范圍，更多地發揮發行作為出版與市場橋梁的優勢，那么，把握好圖書進入書店前的環節，有以下幾個細節不可忽視。

　　Ａ、在人文社，發行業務人員從圖書選題的論證階段進行參與，詳細了解各編輯部門的出版計劃，參加選題論證會，集中一些合理意見后再反饋到各編輯部。同時在圖書出版前，發行部定期召開業務工作會，與編輯部門進行溝通交流，讓編輯詳細介紹每一本新書的內容、特點、背景資料，業務員也根據自己對市場的了解給予編輯一定意見。

　　Ｂ、業務部門要隨時了解出版社的生產計劃安排，做到對出版情況心里有數。社里應該定期召開生產會，安排生產計劃，內容包括具體的發稿、排校、印刷入庫時間等，形成表格后，交業務科室公布、備案。但從生產會到出書時間較長，也有一些未定要素，所以在所有稿件齊清定之后，進入最后生產加工流程之前，發行部要明確要求總編室把付印通知單送發行業務室一份，內容包括最終定價、印數等，這樣業務人員就能準確掌握上市時間，做好前期的準備工作。

　　Ｃ、對出版生產的全程監控中的重要工作是圖書產品信息的提前傳遞。這也是書店，尤其是民營書店較為普遍的一個要求。書店也希望更多更早地了解圖書出版信息，不再被動等待圖書主發到庫后才知道有什么新書，內容特點是什么，書店的了解也有助于圖書實現深入銷售。

　　在新形勢下，大家對信息的互通也越來越重視。我們社的出版信息傳遞主要有兩種方式：一是通過傳統對話交流或將重點書文字資料以傳真方式傳遞；另一種是加強對網絡技術的運用——一方面完善自己的網站，及時維護更新，作為圖書推介的一個窗口，另一方面將圖書信息以Ｅ－ｍａｉｌ的形式或ＭＳＮ等方式發給書店相關業務人員。我們建立的客戶檔案中，重要一項內容就是客戶的電子郵件地址。我們現在要求業務人員在新書出版前，將圖書信息，尤其是重點圖書信息傳遞給銷售商。這種做法在某種程度上也能夠提高書店業務人員的重視程度。

　　Ｄ、新書的配發要進行必要的規范。新書主發已經成為圖書銷售的主要形式，也是業務工作重要環節，因此不能盲目無序地進行。科長在新書入庫后預留一定比例做周轉和調劑，其他新書按片區比例分配到各區，由業務人員填寫新書配發表，根據各書店的銷售能力進行分配；簽字確認后，由業務助理制單發貨，有特殊情況由業務科長協調。各片區的配發需要定期監控，以避免圖書配發的遺漏和疏忽。當然，這種按比例配發建立在一定的統計分析、產品地區的差異性考慮以及初版印數經過發行部認可的基礎上。

　　Ｅ、銷售信息的收集和統計分析對整個業務流程至關重要，其中的很多信息決定著銷售的再擴大。最直接的兩個表現，一是圖書的再版與否和再版數量，尤其是對文藝類圖書；二是對信息反饋的定性分析可以發現業務工作中的漏洞和疏忽。

　　我社策劃室有信息科，以點帶面地定期統計一些零售賣場的信息進行匯總分析。同時，開卷公司也與我們合作，定期提供人文社圖書零售市場報告及文藝圖書市場信息。在加強圖書零售市場信息收集的同時，也要加強對內部圖書發行數據的監控和分析，這也是再生產決策和銷售調整的重要依據。這些工作都應當在人員配置上給予保障。

　　促進業務員成為營銷專家的四個方法

　　在業務工作的過程中，應創造良性的工作環境條件，建立相應的制度對業務員進行激勵和管理，并努力實現對業務工作考核的多元化。

　　方式一：對業務人員的外出考察做一些必要的規定和要求。首先出差前要有詳細的出差計劃，數據準備，具體行程計劃，考察的目的和內容，拜訪客戶目前的財務狀況等準備材料，這樣便于明確目的和出差安排工作。（部分外企的業務培訓中有一項重要內容就是拜訪客戶的前期準備，內容深入細致到對方可能提出的問題和如何應對的策略，連與客戶交談的內容的設計都有所涉及。）

　　方式二：業務員出差回來要有詳細的出差報告。具體行程、工作內容、發現的問題、分析的原因、提出的解決方案，以及了解到的行業新信息新動態等等都要形成書面文字，留檔備案。這是業務工作考核的重要內容之一。這樣可以讓業務人員隨時了解書店的經營及帳務情況，以便對客戶合作策略進行調整；可以提醒業務人員在出差過程中，留意行業信息和行業動態；也可以提高業務人員思考問題、發現問題、解決問題的能力。報告便于領導間接了解和熟悉客戶情況，也可以成為業務主管之間交流的重要內容。

　　方式三：建立完善的報表制度，內容包括客戶欠款、帳期、季度回款額，同期對比，各地區發貨比重等等。這便于各環節的負責人定期對工作進行梳理和分析，也利于及時發現問題和各相關環節的溝通。

　　方式四：我社在發行部開展了一項“專項負責，整體推進”工程。要求業務人員在工作年初針對具體業務提出一項攻關課題，并在一年的工作中進行研究和實踐，在一定的理論依據和業務人員的共同探討后，年底以論文形式作一個總結，實際可行的在工作中長期運用。
　　

　　這項工程使發行工作可以不停留在憑感覺經驗的階段，而能深入逐步總結出一定的規律性，上升到一定的理論高度，推進工作的整體提升。此項工作的開展在發行部營造了良好的學習業務研究的氛圍。至今，我們仍堅持鼓勵業務人員多進行業務研討，并爭取將成果在行業媒體上發表，此項內容是我社業務人員年終考核和獎勵的重要組成部分。 (作者李春凱)

　 來源：中國圖書商報